• Donatello Piras - Inspiratie voor eventmanagers 2020

Eventmanagers neem je publiek serieus en focus op de inhoud

Let’s give them where they came for!

Een nieuw jaar ligt voor ons en veel mensen willen weten, wat gaat 2020 ons brengen? 

We werden de afgelopen dagen in de media dan ook bestookt met trends voor de komende tien jaar op het gebied van events, food, design, tech en veel meer. Als dagvoorzitter & presentator in de eventbranche wil ik ook graag vooruitkijken...laat 2020 het jaar worden waarin er meer focus ligt op inhoud en content. Oftewel laten we ons publiek serieus nemen! Ze zitten niet voor niets in de zaal: let’s give them where they came for!

Wekelijks zitten er in Nederland vele tientallen duizenden mensen bij elkaar. En waarom doen ze dat? Als ik die vraag stel via een interactief systeem op het event krijg ik vaak drie antwoorden: inspiratie, kennis en netwerken.  In willekeurige volgorde. En hoe staat het met die drie begrippen?
 
Over inspiratie zijn heel veel blogs te vinden en worden aparte bijeenkomsten georganiseerd. Er zijn zelfs jaarlijkse festivals van de eventbranche waar honderden eventmanagers op af komen zoals ‘Inspire.’ Zodat de branche geprikkeld wordt om mensen  vooral te inspireren tijdens events. En dat lukt steeds beter, is ook mijn ervaring.

Ook het netwerken gaat beter. Er zijn apps, nieuwe werkmethoden en iedere goede eventmanager en dagvoorzitter besteedt er tijd en aandacht aan en er zijn bedrijven gespecialiseerd in het creëren van ontmoeting, engagement en verbinding op events.

Maar bij de kennis is het nog niet best. Het lijkt zo simpel. Je organiseert een bijeenkomst, regelt een prachtige locatie, goede catering, bedenkt een format en regelt inspirerende sprekers en nieuwe werkvormen tijdens de breakouts. Maar dat is nog steeds nul garantie dat de deelnemers iets hebben opgestoken tijdens je congres. Daarvoor moet je echt iets meer doen voor de inhoud of de content zoals we inhoud steeds vaker noemen. Mijn ervaring is dat de eventmanager het belangrijk vindt, de sprekers worden redelijk gebrieft en de dagvoorzitter bereid zichzelf goed voor. Maar dat is nog steeds onvoldoende. Wat moet je wel doen? Besteed er meer aandacht aan én maak gebruik van professionals.

De events waarbij ik samenwerk met goede eventmanagers zijn ook de events waar nooit 8-10 sprekers achter elkaar mogen presenteren met net te weinig tijd voor de Q&A. Helaas bestaan die events ook nog steeds. En hier gaat het fout. Liever 4 goede sprekers dan 10 sprekers waarvan de helft het qua kennis niet haalt. De deelnemers evalueren die sprekers ook altijd erg slecht en hebben vaak niets nieuws geleerd. Wat kun je er dan wel aan doen? Genoeg! Ik noem drie oplossingen.

  1. Ten eerste: laat sprekers niet allemaal hun verhaal doen maar wissel sterk in werkvormen, laat ze bijvoorbeeld interviewen en – heel belangrijk – bereid dat goed voor met de dagvoorzitter en degene die geïnterviewd wordt. Bij de grote journalistieke programma’s op radio- en televisie wordt de gast altijd gebeld voor een voorgesprek. Dat is niet voor niets. Dat zorgt ervoor dat ook de spreker gaat nadenken over wat te zeggen. En daar is iedereen bij gebaat en vooral de deelnemers die in de zaal zitten en geld en/of tijd over hebben voor je event.

  2. Ten tweede huur een professional in als je zelf de tijd of expertise niet hebt. Ik sta te vaak op events waar ik uit eigen initiatief de journalistieke plicht van de organisatie overneem door alles voor te bereiden. Maar dat is niet standaard en dat zou het ook niet moeten zijn. Als je zelf een congres organiseert over de nieuwe standaard in de zorg of over mobiliteit en je bent niet de inhoudelijk expert dan huur je professionals in. Ik werk zelf met een aantal redacteuren die allemaal een journalistieke achtergrond hebben om sommige events voor te bereiden. En ja de events waar dit gebeurt, zijn inhoudelijk beter en dat merk ik altijd na afloop omdat de deelnemers dat proactief komen melden.

  3. Tot slot zorg ervoor dat de deelnemers de tijd krijgen om de kennis te verwerken. Als je tien sprekers achter elkaar programmeert zonder ruimte om erover te praten en te reflecteren dan kunnen deelnemers het slecht verwerken. Beter is het om die tijd in te ruimen. Door een ruime Q&A, een panel, discussie of case-studie na afloop waarbij de deelnemers ook hun eigen situatie mogen bespreken. En dat zorgt voor tevreden bezoekers en deelnemers. En dat is toch het belangrijkste doel van een congres of bijeenkomst. Zinvolle ontmoetingen.

Succes en een geweldig 2020 gewenst.

13 tips voor een goed event?

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Tamara de Jong

Project Manager
tamara@donatellopiras.nl
(+31) (0)6 29 62 26 72

Donatello Piras

Dagvoorzitter en presentator
info@donatellopiras.nl
(+31) (0)6 28 02 01 76

Logo sprekershuys voor site Don 320 x 160
Privacystatement | Cookiestatement | Instellingen
Site in English